När du får uppdraget och förvalta egendom ingår är det viktigt att veta att du har ansvaret för huvudmannens samtliga tillgångar. För att bilda dig en uppfattning om huvudmannens tillgångar ska du vidta följande åtgärder:

• Ta kontakt med banker för att fråga om innehav. Det kan handla om bankkonto, fonder, aktier, kapitalförsäkringar, bankfack eller andra typer av innehav banker tillhandahåller.
• Ta kontakt med Kronofogdemyndigheten och kolla om skulder, förelägganden eller beslut om skuldsanering finns.
• Gå igenom post som kommer till huvudmannen för att se om det dyker upp påminnelser eller fakturor från inkassobolag.

För att läsa mer om hur du kommer igång med uppdraget gå in på Kom igång med ditt uppdrag.

Kom igång med ditt uppdrag

Det första du behöver ha koll på innan du ordnar upp strukturen för hur du ska sköta den ekonomiska delen av uppdraget är att du som ställföreträdare endast ska ha dispositionsrätt till ett konto. Detta konto kallar vi inom överförmyndaren transaktionskonto. Du som ställföreträdare använder detta konto för att betala räkningar och föra över pengar till huvudmannens egnamedelskonto samt sparkonto. Alla konton, förutom transaktionskontot, ska alltså vara spärrade för dig. Denna ordning sker inte automatiskt i och med att du får ett uppdrag. Du behöver själv ta kontakt med de banker din huvudman har och be dem spärra konton och ge dig tillgång till ett konto.

• Transaktionskonto - Dispositionsrätt, rätten att ta ut pengar och betala.
• Egnamedelskonto - Ingen dispositionsrätt alternativt överförmyndarspärr. Man har alltid rätten att föra över till kontot.
• Sparkonto - Överförmyndarspärrat, rätten att med överförmyndarens samtycke ta ut pengar.
• Fondkonto, aktiekonto och övriga sparformer - Överförmyndarspärrat, rätten att med överförmyndarens samtycke ta ut pengar. Undantag för samtycke till uttag är om du vill föra över pengar mellan två överförmyndarspärrade konton. I detta fall krävs inte samtycke från överförmyndaren.

Viktigt om transaktionskontot - En förutsättning för att kunna sköta uppdraget är att inkomsterna går till detta konto för att du ska ha möjlighet att betala räkningar och eventuella skulder. Det är också en förutsättning för att kunna budgetera och se vad huvudmannen har råd till. På transaktionskontot ska det inte finnas mer än runt 25 000 kronor.

Viktigt om egnamedelskontot - Har huvudmannen ett konto som den själv kan hantera eller med hjälp av personal hanterar är det viktigt att vara uppmärksam på att huvudmannen har tillgång till de medel den behöver. Förutom detta är det också viktigt att löpande kontrollera personals hantering av huvudmannens konto genom att granska kvitton och stämma av att inköpen kommit huvudmannen till del.

Viktigt om sparkontot - De övriga konton som finns ska vara försedda med överförmyndarspärr och du har fortfarande ansvar för dessa vilket också innebär att de ska redovisas i förteckning, årsräkning och sluträkning. Tillgångar som inte används till löpande utgifter ska vara tryggt placerade och ge skälig avkastning. I första hand gäller den trygga placeringen men det finns möjlighet att göra tillgångar räntebärande och att placera i fonder eller aktier. Viktigt med aktieplaceringar är att dessa kräver överförmyndarens samtycke. Fonder kan man placera i utan överförmyndarens samtycke.

Om fler än tre bankkonton - Finns det fler än tre konton kan du som ställföreträdare avsluta konton som inte är nödvändiga för ditt uppdrag så att förvaltningen blir enklare. Om huvudmannen kan ska den samtycka till denna åtgärd.

Kontanter till huvudmannen - Om din huvudman inte har möjlighet att hantera ett konto och istället behöver kontanter går det att ha ett kort kopplat till transaktionskontot för att göra nödvändiga uttag. Kontanthantering avråder överförmyndaren till då det kräver extra redovisning. Används kontanter i syfte att lämna över till huvudman eller personal för huvudmans räkning behöver du ta kvitto på överlämnande pengar. På denna kvittens ska framgå underskrift av mottagande part, datum för överlämnande och hur mycket pengar som lämnats över.

Varför kan jag och huvudmannen inte använda samma konto? - Skälet till att du och huvudmannen inte ska använda samma konto är för att överförmyndaren i sitt tillsynsansvar ska kunna kontrollera vad du gör i uppdraget. Används samma konto av fler personer finns inte förutsättningar att kontrollera vem som gör vad och om de medel används för huvudmannens nytta. Använder huvudmannen transaktionskontot trots att ni kommit överens om att denne inte ska göra det bör du överväga om samtycket till godmanskapet finns.

• Kapital- och räntebesked per anordnandedatum. En del banker benämner detta underlag som Saldobesked, vanligast är dock Kapital- och räntebesked. Kontoutdrag, transaktionslista, ekonomisk sammanställning och kontobesked är inte accepterade handlingar vid inlämning av förteckning.
• Intyg från bank som verifierar att du endast har tillgång till ett konto och att övriga är spärrade för dig som ställföreträdare.
• Bostadsrättsintyg alternativt uppgifter om taxeringsvärde på fastighet.
• Intyg på annan lös egendom som fordon, smycken eller konst.
• Skuldunderlag som visar de skulder du hunnit få reda på. Skulder som kan vara aktuella är bland annat skuldsaneringsbeslut, skulder hos kronofogdemyndigheten, förelägganden, inkassokrav, skulder hos fordringsägare och lån hos banker.

Här nedan går vi igenom de två sätt du kan välja mellan när du ska fylla i din förteckning. Det går att göra via vår e-tjänst och per pappersblankett.

När du ska fylla i förteckningen via vår e-tjänst är det viktigt att du separerar vilka konton och tillgångar som ligger inom likvida medel och icke likvida medel.

Likvida medel - Här ska endast transaktionskontot och överförmyndarspärrat sparkonto ligga.

Icke likvida medel - Här ska alla övriga tillgångar ligga, egnamedelskontot, fonder och aktier, fastigheter och annan lös egendom. Egnamedelskontot kan framstå som att det ska vara bland likvida medel då det är ett konto som brukas, men det är just för att det är huvudmannen som använder det som det ska ligga bland de icke likvida medlen.

Skulder - Lägg upp de skulder du känner till.

Bifoga underlag och signera med ditt bankID.

Om du använder den fysiska blanketten eller fyller i pdf via datorn gör du på följande sätt:

• Hela blanketten ska fyllas i med bestående bläck då den undertecknas av dig på heder och samvete.
• Fyll i första sidan med nödvändig formalia. Rutan längst ned är avsedd för överförmyndarens granskning och ska inte fyllas i.
• På sidan 2 finns det tre rutor.
• Ruta ett - Denna ruta är avsedd för samtliga bankkonton.
• Ruta två - Denna ruta är avsedd för samtliga övriga tillgångar, till exempel fondkonto, aktier, fastigheter, fordon, smycken av värde eller konst.
• Ruta tre - Denna ruta är avsedd för skulder. Du noterar här de skulder du känner till vid inlämnande av förteckningen tillsammans med verifikat.

Blanketter

• Årsräkningsblankett
• Redogörelseblankett
• Körjournal - Om du gjort resor i uppdraget och önskar reseersättning
• Timredovisning - Om extra arvode för särskilda rättshandlingar önskas
  

Om du lämnar in papparsredovisning behöver du fylla i hela årsräknings­blanketten i bestående bläck för att skriften inte ska kunna förvanskas. Du kan fylla i årsräkningsblanketten i pdf-format på datorn och sedan skriva ut den för att slutligen underteckna den. När du skriver under din årsräknings­blankett gör du detta på heder och samvete. Detta innebär att felaktiga uppgifter i redovis­ningen kan medföra straffansvar för osann försäkran enligt 15 kap. 10 § brottsbalken.

Lämnar du in via e-tjänsten skriver du under med hjälp av ditt BankID och på samma sätt undertecknar du på heder och samvete att det du redovisar är korrekt.

Precis som ifyllandet av förteckning ska årsräkning och sluträkning innehålla huvudmannens samtliga tillgångar och skulder. Tillgångarna och skulderna ska framgå både vid periodens början och slut.

Verifikat och kvitton

• Årsbesked över tillgångar - Det gäller alla typer av tillgångar till exempel bankkonton, fonder, kapitalförsäkring och aktier.
• Intyg för fast och lös egendom - Taxeringsbevis för fastighet samt någon form av registreringsbevis för bil eller annan lös egendom.
  
• Inkomstbesked för bruttoinkomster - Du behöver lämna in underlag för samtliga skattepliktiga inkomster.
• Samtliga kontoutdrag - Detta gäller även egnamedelskontot som hanteras av huvudmannen och överförmyndarspärrade sparkonton.
• Försäkringsbesked alternativt faktura för hemförsäkring - Ett verifikat för att kunna stämma av att hemförsäkring finns och avser folkbokföringsadress.
• Girotalonger - Använder du girotalonger för betalningar av fakturor ska samtliga inlämnas.
• Kvittenser för överlämning av kontanter - Om du lämnar över kontanter till huvudmannen ska kvitto bifogas redovisningen. En kvittens är något du ser till att få från den som tar emot pengarna. Kvittensen ska innehålla datum för mottagande, belopp och underskift av mottagaren. Underskriften ska gå att uttyda.
• Kvitton på inköp - Det ingår inte i uppdraget att handla åt sin huvudman. Har du ändå gjort inköp behöver du bifoga samtliga kvitton för dessa.
• Skuldunderlag - Finns skulder behöver du redovisa ingående och utgående skuldsaldo. För ingående saldo utgår du med fördel från tidigare redovisning. För utgående skuldsaldo bifoga skuldsaneringsbeslut eller fakturor från inkassobolag och fordringsägare vid senast tillgängliga datum.

Principer för redovisning i årsräkning

Inom redovisning av årsräkning används formeln A+B = C+D och vi ska gå igenom vad det innebär här nedan. Denna formel kallas Balansen och innan man lämnar in sin redovisning ska balansen gå ihop. I årsräkningsblanketten finns fler arutor än de som är signifikanta för balansen och alla rutor ska fyllas i förutsatt att de är relevanta för din huvudman. Rutorna som inte har bokstäverna A, B, C eller D, ingår alltså inte i balansen.

Överförmyndarens balansräkning utgår ifrån kontantprincipen och för att få ihop balansen är det viktigt att INTE periodisera eller uppskatta inkomster eller utgifter. När en transaktion sker enligt kontoutdraget ska den upptas som inkomst eller utgift.

Underlag för ifyllande av årsräkning

För att lyckas fylla i en årsräkning och få balansen att gå ihop är det endast följande fyra underlag du behöver:

• Den senast upprättade redovisningshandlingen för ruta (A)
  
• Kontoutdrag för ruta (B) och (C)
• Inkomstbesked för att lägga på preliminärskatt i ruta (B) och (C)
• Årsbesked för ruta (D)

Ha däremot i åtanke att vad som behövs för att fylla i din årsräkning och vad som behövs som verifikat när du lämnar in din årsräkning är olika.

Tillgångar vid periodens start (A)

Om du lagt upp kontostrukturen enligt exemplet för förteckningen ska två konton redovisas i denna ruta, transaktionskontot och sparkontot. Detta för att du har ansvaret för dessa konton. För att veta vilka siffror som ska fyllas i ruta (A) tittar du på förra redovisningshandlingen. Antingen är detta din förteckning, din tidigare periods årsräkning eller tidigare ställföreträdares sluträkning.

Inkomster under perioden (B)

Samtliga pengar som gått in på något utav kontona du lagt in under (A) räknas som inkomster. Det spelar ingen roll om det varit en gåva, arv, pension eller skatteåterbäring. Allt som kommer in på dessa konton ska redovisas som inkomst.

Detta innebär också att om till exempel habiliteringsersättning gått direkt till huvudmannens egnamedelskonto ska denna inkomst INTE räknas med som inkomst eftersom detta konto inte ska redovisas i ruta (A).

Bruttoinkomst är benämningen på en skattepliktig inkomst innan skatten är avdragen och nettoinkomst är benämningen på denna inkomst efter skatteavdraget. Det som ska redovisas till överförmyndaren under (B) är bruttoinkomst. Detta bland annat för att bruttoinkomster är arvodesgrundande vilket inte är fallet för skattefria inkomster. Det är därför också viktigt att separera olika inkomsttyper så att det inte råder några tvivel om en enskild inkomst är skattepliktig eller skattefri.

Utgifter under perioden (C)

Precis som inkomster ska samtliga utgifter enligt kontoutdraget redovisas i denna ruta (C). Allt som dragits från kontot anses vara en utgift och ska därför tas med. Det är viktigt att separera varje utgiftstyp så att redovisningen går att följa. Övrigt­poster är inte tillåtet. Det finns utgifter som inte syns på kontoutdragen, till exempel inkomstskatt och eventuell utmätning. Dessa ska också redovisas som utgifter under (C).

Tillgångar vid periodens slut (D)

Fyll i denna ruta enligt Årsbesked från bank. När det kommer till årsräkning är kontoutdrag, kapital- och räntebesked och saldobesked INTE godkända underlag vid ifyllandet av ruta (D). Vid sluträkning på annat datum än årsskifte är det kapital- och räntebesked eller saldobesked som gäller.

Övriga tillgångar - Utanför A+B = C+D

Om huvudman har fastigheter, bostadsrätter, fonder eller aktier upptas dessa under särskild rubrik utanför den såkallade balansen, det vill säga A+B = C+D. Värdet för dessa tillgångar SKA framgå både för periodens början och slut.

Konton huvudmannen hanterar

Det finns också en plats för att redovisa Konton huvudmannen hanterar. Här fyller du i hur mycket pengar som fanns vid start och slut på huvudmannens Egnamedelskonto. Observera att du inte ska redovisa vad som hänt under året på konton som huvudmannen hanterar.

Digital redovisning

Om du fyller i årsredovisningen via e-tjänsten är det samma princip som gäller som ovan. Det som redovisas i fliken likvida medel är samma som i ruta (A) och (D) i den fysiska blanketten. Alla andra konton och tillgångar lägger du under icke likvida medel, även huvudmannens egnamedelskonto.

Manual för ifyllande av digital redovisning finns i e-tjänsten.